Bij het werven van nieuw mbo-personeel heerst vaak de gedachte dat de kosten er niet toe doen wanneer het geld uit een ander potje komt, oftewel van een andere afdeling of een ander budget. Maar deze instelling kan leiden tot een wervingsstrategie zonder duidelijke koers, waarbij je onnodig hoge kosten maakt en uiteindelijk meer last hebt van de krapte dan nodig. In dit artikel lees je hoe je door de verschillende budgetpotjes goed te coördineren, meer uit je wervingsbudget haalt.

Maar eerst, wat zijn de kosten van personeelswerving?

Volgens het laatste mbo-benchmarkonderzoek van PlaytoWork betalen organisaties gemiddeld €3.440 per aanwerving (mbo-benchmarkonderzoek van PlaytoWork). Andere bronnen geven aan dat de kosten hoger liggen, namelijk gemiddeld rond de 25% van het jaarsalaris. Uitgaande van een modaal salaris van €44.000 bruto per jaar, inclusief vakantiegeld, zou dit voor een gemiddelde mbo-opgeleide werknemer neerkomen op €11.000. Kies je voor een uitzendkracht? Dan zijn de wervingskosten in totaal circa tweeënhalf keer zo hoog. Maak je gebruik van een detacherings-bureau? Dan komen er nog meer kosten bij, aangezien zij gemiddeld een marge van 25%-30% rekenen bovenop het salaris van de kandidaat; jaarlijks tussen de € 15.000 – € 20.000 marge. Mocht je een uitzendkracht of een gedetacheerde vast in dienst willen nemen, dan kunnen de extra kosten van de afkoopsom oplopen tot wel €10.000 afhankelijk van het moment en de looptijd van het contract. De range van kosten voor een nieuwe medewerker is dus behoorlijk breed. Wat je als organisatie uiteindelijk kwijt bent aan personeelswerving, hangt dus sterk af van het gekozen wervingskanaal en de gevolgde strategie.

De verschillende budgetten en hun beheerders

Wat betreft wervingsstrategieën zijn er verschillende opties: je kunt zelf werven via een werkenbij-website, ondersteund met social media campagnes die je ook zelf uitvoert, of die worden ingekocht bij recruitment-marketingbureaus. Het is ook mogelijk om delen van de werving uit te besteden aan werving- en selectiebureaus. Ook de inhuur van personeel via uitzend of detacheringsconstructies kan ingezet worden voor vaste werving. Aan de beste flexwerkers wordt na de tijdelijke inzet een vast contract aangeboden. Een soort verlengde proeftijd. De keuze voor een wervingsstrategie hangt niet alleen af van je beschikbare budget. Factoren zoals het risico om een ongeschikte kandidaat aan te nemen, de werklast van zelf werven en de aanwezigheid van een recruiter binnen de organisatie spelen ook een rol.

Verschillende afdelingen binnen een organisatie financieren doorgaans verschillende wervingskanalen, wat inhoudt dat elk kanaal een ander budget en budgetbeheerder heeft. In veel bedrijven is HR of Recruitment verantwoordelijk voor het budget van zelf werven, beheert de Hiring Manager het budget voor wervings- en selectiebureaus, en neemt de inkoopafdeling het flexbudget voor haar rekening.

Hoe kun je budgetten slim coördineren?

Omdat budgetbeheerders verschillende belangen hebben, is het belangrijk om de verschillende budgetpotjes goed te coördineren. HR en Recruitment zijn geschikte partijen hiervoor, maar als zij capaciteitsproblemen hebben of dit niet in hun takenpakket valt, kunnen de Business Controller of de CFO bijspringen. Om de interne machtsbalans niet te verstoren, is het niet logisch dat de inkoopafdeling het totale budget coördineert. Hiring Managers zijn om deze en andere redenen ook uitgesloten.

Hoe de coördinatie ook plaatsvindt, zorg er wel voor dat HR en Recruitment hun verantwoordelijkheid behouden voor het selecteren van geschikte kandidaten, dat de inkoopafdeling verantwoordelijk blijft voor het maken van de juiste prijs-kwaliteitafweging voor de flexibele schil, en dat de directie nog steeds de uiteindelijke verantwoordelijkheid draagt voor de prestaties van de hele organisatie. Zeker in deze arbeidsmarkt moeten er soms keuzes gemaakt worden die de “normale” werkafspraken te buiten gaan. Het is essentieel dat wervingsbudgetten flexibel zijn en ze snel en doortastend aangepast kunnen worden aan de veranderende behoeften van de organisatie, vooral gezien de dynamiek van de huidige arbeidsmarkt waar de vraag naar specifieke vaardigheden snel kan veranderen.

Efficiënt mbo-kandidaten werven

De invulling van mbo-functies in organisaties met veel zogenaamde ‘blue collar workers’, werknemers in beroepen die fysiek werk omvatten, heeft vaak niet de hoogste prioriteit. Dit blijkt uit het feit dat meestal junior recruiters verantwoordelijk zijn voor het vinden van geschikte kandidaten, en zij te weinig ondersteuning krijgen en er minder gestroomlijnde processen bestaan. Maar juist bij het aantrekken van mbo-personeel in grote aantallen is het cruciaal dat de juiste mensen betrokken zijn en (daarmee) de kans groter is dat de wervingsbudgetten goed op elkaar zijn afgestemd. Is jouw organisatie bezig met het invullen van mbo-functies? Kijk dan kritisch naar de verdeling van de budgetten en zorg ervoor dat je zoveel mogelijk uit het beschikbare wervingsbudget haalt met bovenstaande tips.

Behoefte aan ondersteuning bij het invullen van je mbo-vacatures? Neem contact op met een van onze experts via mbosucces@playtowork.nl. Of: Bekijk onze kennisartikelen en meer op de website: https://playtowork.nl/mbo-kenniscentrum/.