De eisen aan wat werknemers moeten kennen en kunnen, veranderen snel in deze (technologisch) dynamische maatschappij. Van huidige medewerkers wordt regelmatig verwacht dat ze hun kennis en vaardigheden op peil houden. Daarnaast wordt ook van hen verwacht dat ze hun kennis en vaardigheden inzetten voor het inwerken van nieuwe collega’s. We hebben twee vragen voorgelegd aan onze mbo-sollicitanten:
1. Wat vind je van het inwerken van nieuwe collega’s?
2. Zou je bij een volgende nieuwe baan betere afspraken maken over de inwerkperiode?
Onboarden en inwerken zijn niet hetzelfde, hoewel ze veel op elkaar lijken. Onboarden is meestal een HR-verantwoordelijkheid en gaat verder dan alleen het leren van de werkzaamheden. Het helpt een nieuwe medewerker onderdeel te worden van de organisatie, door bijvoorbeeld de bedrijfscultuur, missie en waarden over te brengen. Inwerken daarentegen is specifieker en ligt vaak bij de directe leidinggevende en collega’s. Het richt zich op de praktische zaken van de functie, zoals de gebruikte systemen en de dagelijkse taken. Inwerken draait om wat iemand moet weten om direct aan de slag te kunnen.
Algemene resultaten
De vragen zijn voorgelegd aan 627 sollicitanten, 227 hebben meegedaan aan het onderzoek. Dit is een conversie van 36,2%.
Op de vraag “Wat vind je van het inwerken van nieuwe collega’s?” kregen we de volgende antwoorden:
Uit de grafiek blijkt dat een ruime meerderheid (85,5%) een rapportcijfer van 8, 9 of 10 geeft aan het inwerken van een nieuwe collega. Meer dan een derde (35,3%) beoordeelt dit zelfs met een 10. Slechts 3,2% van de respondenten geeft aan dat het inwerken een rapportcijfer van 5 of lager verdient, terwijl 0,5% het een 1 geeft.
Op de tweede vraag “Zou je bij een volgende nieuwe baan betere afspraken maken over de inwerkperiode?” kregen we de volgende antwoorden:
Het valt op dat 81% van de sollicitanten aangeeft de volgende keer betere afspraken te willen maken over de inwerkperiode. Blijkbaar gaat er toch het nodige mis. Slechts 6,3% van de sollicitanten ziet hier geen aanleiding toe.
Nadere analyses
Binnen de vier mbo-niveaus zien we duidelijke verschillen. Vooral de sollicitanten met een mbo-3- en mbo-4-opleiding vinden het inwerken leuker als ze het zelf mogen doen, maar geven ook aan dat ze betere inwerkafspraken willen bij een volgende baan. Een mogelijke verklaring hiervoor kan zijn dat van de hogere mbo-niveaus meer zelfredzaamheid wordt verwacht, wat wellicht te hoog is ingeschat op basis van deze uitkomsten.
In de dagelijkse praktijk
Het inwerken van nieuwe collega’s kan een flinke uitdaging zijn voor managers, vooral als de productienormen hetzelfde blijven. Het is begrijpelijk dat dit voor spanning zorgt, want medewerkers moeten hun eigen targets halen én nieuwe collega’s goed begeleiden. Hier zijn een paar slimme oplossingen die managers kunnen overwegen:
Maak het inwerken, onderdeel van de prestatie-indicatoren
Beloon medewerkers niet alleen voor het halen van hun eigen targets, maar ook voor hun bijdrage aan het succesvol inwerken van nieuwe collega’s. Dit zorgt ervoor dat inwerken niet als extra last wordt gezien, maar als een belangrijke taak die wordt erkend en gewaardeerd.
Gebruik ervaren medewerkers strategisch
Identificeer de teamleden die graag nieuwe collega’s inwerken en geef hen die verantwoordelijkheid. Dit voorkomt dat medewerkers die er minder affiniteit mee hebben, toch de taak op zich moeten nemen, en het zorgt voor een beter inwerkproces.
Ontwikkel een gestroomlijnd inwerkprogramma
Zorg dat er een duidelijk, gestructureerd inwerkplan is dat de nieuwe medewerker zelfstandig kan doorlopen. Dit vermindert de hoeveelheid tijd die andere medewerkers kwijt zijn aan begeleiding, terwijl de nieuwe collega toch alle nodige informatie krijgt.
Verdeel de taken slim
Overweeg om de inwerktaken over te verspreiden over eigen mensen en externen. Dat kunnen docenten van vakscholen zijn maar ook pensionado’s. Zo hoeft de druk niet alleen bij de huidige medewerkers te liggen.
Schakel technologie in
Maak gebruik van e-learning tools, videotrainingen of andere digitale hulpmiddelen om de basiskennis efficiënt over te dragen. Zo hoeft er minder tijd van collega’s in persoon besteed te worden aan het uitleggen van basiszaken.
Communiceer helder over de balans tussen targets en inwerken
Zorg dat je team begrijpt dat de tijd die zij besteden aan inwerken een investering is in de toekomst van het team. Door hier open over te praten, voorkom je frustratie en kun je samen kijken hoe de balans te bewaren.
