Al 8 jaar zijn we met PlaytoWork bezig om het leven van mbo-recruiters makkelijker te maken. Simpel gezegd: meer en betere kandidaten met minder werk. We doen dit om mbo-kandidaten beter te bedienen door heel simpel van ze houden (luister de aflevering van ”hier is AMC” over houden van de mbo-doelgroep)
Drie stappen van de PlaytoWork-aanpak
In de praktijk is het zo dat we voor het merendeel van onze klanten in de ‘verticals’ en alle kernfuncties vooraf kunnen aangeven of we succesvol kunnen zijn. We kunnen daardoor zeggen dat we bij 99% van onze klanten altijd in staat zijn het volume in aantal sollicitanten weer terug te brengen. Door in de eerste stap het volume terug te brengen, kunnen we veelal ook de tweede stap doorvoeren. In de tweede stap gaan we samen met de klant onderzoeken waar het optimum zit. Het optimum tussen aantallen, kwaliteit en kosten. Daarnaast kunnen we ook een juiste balans tussen vast en flex vaststellen; dit zijn immers communicerende vaten.
Daarnaast is er ook nog een derde stap. Dat is de stap waarbij we samen met onze klanten kritisch kijken naar hoe recruitment georganiseerd is want zoals mijn oud-collega prof. Mr. Dr. Steven ten Have het jaren geleden al beschreef in onze Berenschot-tijd: voorbeeldig veranderen is een kwestie van organiseren. Zie https://www.tenhavecm.com/voorbeeldig-veranderen-een-kwestie-van-organiseren/
Deze kennis neem ik zelf al jaren graag mee en ook nu met PlaytoWork vinden we het van toepassing op recruitment. In de derde stap van de relatie met onze klanten gaan we verder de organisatie in en zien we vaak dat grip op het recruitmentproces onvoldoende is. En hoe stellen we dat vast? Met diepgaande nulmetingen, met onze data en met simpele vragen.
Simpele vragen om een eerste indruk te krijgen over de recruitmentorganisatie
We beginnen met dat laatste. Onze sales mensen zijn getraind om de volgende vraag te stellen aan de hand van een soort anekdote: “Beste recruiter, als er een heel goede kandidaat voorbijkomt, met een pracht cv, en je biedt hem of haar aan bij de hiring manager. Komt het dan voor dat je twee weken of meer moet wachten voor dat er tijd is voor een kennismaking? “ Als het antwoord ‘ja’ is, dan zijn er twee opties: a) de hiring manager is niet capabel, of b) er is geen grip op het recruitmentproces. Recruitment is in dat geval niet optimaal georganiseerd. Er zijn dan waarschijnlijk zaken verkeerd gegaan in het verleden waardoor de hiring manager niet meer vertrouwt op de kwalificatie “goede kandidaat”.
Grip of geen grip; de data is onverbiddelijk
Zoals we in ons benchmarkonderzoek in 2023 lieten zien, zijn er veel recruitment KPI’s. HR – analytics is een vakgebied dat sterk in ontwikkeling is. Het is daarmee weer een specialisme binnen een specialisme. Tenminste als we recruitment zien als een HR -specialisme. Voor ons – zo blijkt ook uit onze benchmark, zie https://playtowork.nl/mbo-benchmarkonderzoek/ – zijn de belangrijkste 8 KPI’s de volgende:
- Cost per Hire
- Applicant to Hire
- Cost per Applicant
- Time to Hire
- First Year Turnover
- Hiring Manager Satisfaction – aantal
- Hiring Manager Satisfaction – kwaliteit
- Hiring Manager Satisfaction – proces
Het gaat hier te ver om op alle mogelijke KPI’s in te gaan, maar als organisaties aangeven dat ze belangrijkste KPI’s niet hebben, dan is de kans dat er grip is erg klein. Dat wil niet zeggen dat de recruiters en de hiring managers niet hun best doen, of dat ze niet hard genoeg werken of niet de beste bedoelingen voor de organisatie hebben. Maar in deze arbeidsmarkt is dat (helaas) niet goed genoeg.
Diepgaande nulmetingen
Omdat we met de data over het proces en de data van de kandidaten in de meeste gevallen bij het begin van een opdracht al kunnen aangeven wat wel en niet kan, werken we bij klanten met een grote vraag (meer dan 10 openstaande posities op een enkele functie) steeds vaker met een nulmeting vooraf. De nulmeting, of ook wel ‘baseline’ genoemd, is een bekend fenomeen in de advieswereld. Er wordt dan op een aantal dimensies onderzocht hoe de organisatie presteert. Voor recruitment hebben we de volgende dimensies: Kandidaten, interne organisatie, processen en KPI’s.
Door gesprekken, interviews, bestudering van documenten en analyses van data wordt er een beeld geschetst van de huidige situatie. Vanuit de organisatie zelf worden ook de ideeën en wensen opgehaald voor het wegnemen van beperkingen om te verbeteren. Deze worden aangevuld met de ideeën en kansen die wij zien. Binnen de randvoorwaarden die er zijn, wordt er een advies gegeven, met daarbij een implementatieplan om ook de beperkende randvoorwaarden in termen van richting, inrichting en verrichting aan te kunnen pakken. Dit zijn dan ook de ingrediënten van onze visie op het optimaal organiseren van recruitment.
